Pronájem software vs. vlastní řešení na míru: co je lepší investice?

Zvažuješ, zda by ti daný problém nemohla vyřešit nějaká aplikace? Jenže podle čeho se rozhodnout kdy koupit něco, co již existuje, tj. „hotový produkt“ neboli SaaS (Software as a Service), a kdy bude naopak lepší investovat do vytvoření něčeho svého a na míru právě pro tebe?

Volba vhodného řešení se obvykle odvíjí zejména od toho, zda bude problém vyřešen zcela nebo jen z části. Dále pak dle dlouhodobé ceny a udržitelnosti, zaměnitelnosti, snadnosti použití, technické podpoře a mnoha dalších aspektů. Jak a kde vůbec s rozhodováním začít? Co se v jakém případě vyplatí?

Je to podobné jako u nemovitostí!

Když volíš mezi bydlením v nájmu a koupí nemovitosti, tak také zvažuješ, co si můžeš dovolit, dlouhodobé plány, množství možností, způsoby financování, situaci na trhu a jiné.

Představ si například situaci, kdy kupuješ nemovitost na hypotéku. Výše měsíční splátky úvěru je o 2 tis. Kč nižší než měsíční nájemné. Tudíž se to na první pohled vyplatí, jelikož jsi za třeba 30 let ve svém, cena majetku může vzrůst a tím můžeš být časem o pár milionů bohatší. Jenže do toho ti může vstoupit celá řada událostí, které mohou vést ke znehodnocení majetku nebo potřebě se přestěhovat.

Obě volby tedy nesou svá rizika – nájemce obvykle dlouhodobě zaplatí víc a není svým pánem, ale vlastník nese jisté závazky a má podstatně menší flexibilitu při změnách.

Jak to vlastně souvisí s IT?

Velmi. Uvedené srovnání s nemovitostmi platí i zde, jelikož se také rozhoduješ podle svých potřeb, možností a okolností. Hlavní rozdíl představuje rozvoj trhu a s tím související míra změn. To přináší komplexnější kritéria při výběru správné aplikace. Příklady:

• Rozvoj odvětví – množství inovací a jejich dopad se liší obor od oboru. Obvykle platí, že v rámci kritické infrastruktury (např. veřejný sektor nebo energetika) je rozhodování skrz rizika spíše konzervativnější. Naopak firmy v méně kritických oborech (např. e-commerce či reklama) mají menší dopad na společnost, a tudíž mohou více zkoušet nové věci.
• Zaměnitelnost – každý z nás může změnit své potřeby a nároky na aplikace ze dne na den. U firem může být třeba důvodem, že za krátkou dobu změní velikost až o 1000 %. V obou případech je třeba zvážit flexibilitu, adaptabilitu a modularitu řešení. Pokud tyto charakteristiky aplikace příliš nemá je vhodné aspoň zvážit, jak snadné bude přejít k jinému řešení.
• Rozpočet – cenová škála je v IT oproti nemovitostem mnohem širší. Můžeš pronajímat software za 200 Kč / měsíc, ale i 1 mil. Kč / měsíc. Obdobně je tomu ve vyšších řádech s tvorbou aplikace. Za předpokladu, že nezvažuješ přechodné řešení problému, platí stejné pravidlo jako nemovitostí – uvažuj nad tím z dlouhodobého hlediska.

Těchto přístupů a jejich kombinací k výběru řešení je mnoho. Nyní se však zaměříme na výhody a nevýhody uvedených tří příkladů.

Raději nevymýšlet kolo a pronajímat?

Z uvedených důvodu vznikl pojem „as a Service” (pronájem produktu). V našem kontextu se jedná o SaaS (Software as a Service), jehož cílem je obvykle vyřešit typové problémy „na klíč”. Podobně jako u pronájmu nemovitosti však SaaS nevlastníš. Máš jen oprávnění jej používat, a za to platit frekventovaný poplatek.

Hlavní výhody SaaS:

• Nižší počáteční náklady – platíš jen měsíční nebo roční poplatek, takže nemusíš investovat do vývoje software či nákupu hardwaru.
• Rychlé nasazení – aplikaci zapneš a hned můžeš používat. Nemusíš čekat týdny, měsíce či dokonce i roky, než se dostaví řešení problému.
• Průběžné aktualizace – nemusíš se starat o nové verze a bezpečnostní záplaty. Poskytovatelé to za tebe automaticky vyřeší, a tak máš vždy aktuální nástroj.
• Škálovatelnost – SaaS řešení se obvykle postupně rozšiřují a přizpůsobují dle potřeb, které sdílí většina aktivních uživatelů.
• Přizpůsobitelnost – různé skupiny uživatelů a jejich množství mají však obvykle jiné potřeby. Proto začaly vznikat balíčky, tabulkové specifikace a konfigurátory SaaS, díky kterým lze aplikaci přizpůsobit po stránce funkcionality a ceny širšímu publiku.

Podle čeho jít teda do nájmu?

• Když existuje vysoce standardizované a uživateli ověřené řešení, které dostatečně vyřeší tvůj obecný problém.
• Dlouhodobé náklady existujících aplikací jsou nižší než tvorba vlastního řešení na míru.
• Když je lepší platit pouze za to, “co skutečně spotřebuješ než platit vysoké počáteční výdaje.
• V případě, že se tvé potřeby mění často a zásadním způsobem aby bylo možné snadno přejít k jinému alternativnímu řešení.
• Tvé problémy nejsou příliš specifické, a tudíž nepotřebuješ mnoho úprav na míru.

Příklady:

• Internetové prohlížeče
• Cloudové služby (vzdálené uložiště)
• Antivirové programy
• Emailové služby
• Obecné ERP nebo CRM systémy

Kam dál?

• Přechod na SaaS je strategická změna (Tomáš Svoboda)
• SaaS – nejhorší, co potkalo váš obchodní proces (Jan Mazal)
• Může být model SaaS zklamáním? (Pavel Jiruš)
• Porovnejte si řešení na míru a šablonu Shoptet (Petr Hejčl)

Nelze se však zavděčit všem. Pokud skupina uživatelů nesplňuje uvedená kritéria a má natolik specifické a komplexní procesy, tak řešení na klíč může být spíše na škodu. Pojďme se na to podívat.

Investovat do vlastního software pod kontrolou

Vraťme se nejprve opět k nemovitostem. Pokud máš jasno v tom, že nechceš do pronájmu a budeš chtít něco koupit, tak máš obvykle několik možností – koupě postavené nemovitosti bez nutnosti úprav, koupě postavené nemovitosti s nutnou rekonstrukcí, typová stavba, stavba na míru, na klíč či hrubá stavba, stavba svépomoci nebo s firmou a mnoho dalších.

Než se dáš do stavby, tak si obvykle uděláš menší průzkum. Například se mrkneš na to, co je už v dané lokalitě postavené a v prodeji, jaké plánované či rozpracované stavební projekty mohou odpovídat tvým potřebám nebo jaké jsou dostupné pozemky k prodeji spolu s realizačními firmami či řemeslníky.

Klíčové rovněž obvykle bývá se pokud možno co nejdříve nastěhovat a podle toho dělat řadu vedlejších rozhodnutí jako je například volba nábytku, velikost terasy či umístění bazénu. Můžeš si vše naplánovat dopředu, ale denní potřeby a jejich priority pak mohou být jiné. Obvykle také nemáš rozpočet ihned na vše a raději začínáš pouze s nejnutnějším minimem a následně další věci doděláváš postupem času.

Podobné principy platí i pro IT. Z toho pramení výhody pro tvorbu:

• Vlastnictví – obvykle máš plná práva na to, co se vytvoří. Pozor však na způsoby licencování a nabytí práv, jelikož v ČR je automaticky vlastníkem autor software.
• Maximální kontrola – máš plnou kontrolu nad vytvořenou funkcionalitou. Dostaneš to, co skutečně potřebuješ bez obav z chybějících či zbytečných funkcionalit navíc.
• Přizpůsobení na míru – software je dle tvých potřeb, což se hodí zejména při specifických procesech či integraci s existujícími interními systémy na míru.
• Nezávislost na poskytovateli – pokud dodavatel SaaS ze dne na den přestane poskytovat službu nebo řešení udržovat, tak máš problém, jelikož musíš hledat zcela jiné řešení. S vlastní aplikací pouze změníš dodavatele, ale pozor – pokud původní dodavatel netvořil řešení s dostatečnou kvalitou a dokumentací, může být řešení obtížně předatelné.

Kdy se však rozhodnout pro tvorbu software?

• Na trhu není alternativní řešení nebo je velmi omezené, v nedostatečné a nestandardizované míře bez ověření širokého publika uživatelů.
• Dlouhodobé výdaje za pronájem neodpovídají cena/výkon oproti vývoji vlastního software, na který máš kapitál.
• Pokud máš mnoho specifických a komplexních požadavků, které se často mění a je třeba je operativně reflektovat.
• V případě, že pracuješ s citlivými daty, které chceš sdílet pouze se stranami, které schválíš.
• Pokud chceš vyřešit doposud neřešený problém, a to s unikátní přidanou hodnotou pro daný trh, a ne pouze pro svoji potřebu.

Příklady

• Startup aplikace s inovativním řešením
• Úzce specializovaný software
• Integrace interních systémů
• Rozšíření existujících software

Kam dál?

• ERP: Má smysl vyvíjet vlastní systém řízení zdrojů? (iQuest)
• 6 důvodů, proč vyvíjet mobilní aplikaci (Kristýna Lang)
• 8 věcí, než podepíše smlouvu o vývoji software na míru (Michal Ohrablo)
• Přechod z krabicového řešení webu na vlastní (Ondřej Hájek)

Ekonomické srovnání pronájmu a nákupu

Dlouhodobě může mít lepší návratnost investice vývoj software na míru. U následujících příkladů jde pouze o ilustrativní ekonomické srovnání z praxe. Není zde zohledněno množství možných úprav na míru, váš čas a úsilí vynaložený na tvorbu, kvalita podpory a jiné zásadní aspekty.

Příklad č. 1: E-shop na spotřební produkty

Nejčastější případy, kdy k tomu rozhodování dochází, představují v ČR e-shopy. Proto se pojďme podívat na cenové srovnání obvyklých možností, a to e-commerce platformy jako jsou Shoptet, Shopify či WordPress WooCommerce společně s typovým vývojem na zakázku a na míru.

Z uvedené simulace se může zdát, že se vyplatí vytvořit si vlastní software na míru. Nicméně při zvážení vlastního času by mohlo být lepší řešení například “Pronájem: Na zakázku (typový)” nebo pro minimalizaci rizik “Pronájem: Shoptet”. V každém případě ceny jsou z dlouhodobého hlediska celkem srovnatelné a bude hrát významnou roli i řada jiných faktorů. V následujícím článku lze vidět posouzení na jeden z nástrojů Nástroj Shoptet: Cena, funkce, zkušenosti (Lukáš Martínek).

Příklad č. 2: Systém pro rozvoz jídla

Nyní si pro změnu představ, že máš firmu, která potřebuje software pro rozvoz jídla. Řekněme, že firma rychle roste a již má mnoho uživatelů. Většina existujících řešení si účtuje vysoké poplatky za každého uživatele. Jak by orientačně mohli v extrémním případě vypadat finanční náklady zde?

Druhý příklad není žádné sci-fi, ale ilustrovaný příklad z praxe. Proč řada podnikatelů sáhne například po variantě “Pronájem: Existující řešení 2”místo vývoji na zelené louce, i když je to takový rozdíl? Důvodů může být mnoho, ale z našich konzultací můžeme představit pár takových příkladů.

• Nedostatek znalostí a zkušeností v této oblasti vedou k obavám z neznámých rizik.
• Nutnost vynaložit do vlastního řešení na míru vlastní úsilí a čas.
• Nedostatečný kapitál pro počáteční investici na úkor dlouhodobě nižších nákladů.
• Perspektiva pouze na krátkodobé cashflow místo dlouhodobého.
• Předchozí špatné zkušenosti s vývojem software.
• Životaschopnost podniku může vést k plánování pouze na omezenou dobu.
• Obavy z dlouhodobého závazku, který bude průběžně vyžadovat interní časovou kapacitu.
• Pohled na vlastní IT řešení jakožto na hraniční nutné zlo místo investice do budoucna.

Co z toho plyne?

Dle uvedených informací nelze obecně říct, která cesta je v konkrétním případě finančně výhodnější. Rovněž platí, že každá firma se časem vyvíjí a mění jak po procesní stránce, tak i velikostně jinak a s odlišnou intenzitou. Proto je třeba se vždy rozhodovat na základě prokazatelných informací o potřebách, problémech a možnostech dle dané situace.

Shrnutí

Volba mezi pronájmem software a investicí do vlastního řešení na míru představuje komplexní proces, při kterém může být obtížné snadno zvolit vhodnou cestu. Záleží na kvalitě, relevantnosti a aktuálnosti existujících řešení, specifikaci a důležitosti požadavků, očekávaném množství změn, vstupním rozpočtu a mnoha dalších aspektech.

Větší firmy a korporace obvykle preferují vlastní řešení na míru skrz specifické procesy, datovou kontrolu a nižší dlouhodobé náklady. Naopak menší a středně velké firmy většinou software pronajímají, jelikož dochází více k pivotování, změnám a potřebě hlídat především krátkodobé cashflow. V obou případech můžete řadu souvisejících služeb jako jsou průzkumy, podpora, řízení projektu, právo a jiné řešit pomocí outsourcing přístupu.

Ať už se rozhodneš pro jednu nebo druhou variantu, v každém případě obvykle existuje mnoho řešení, jakým způsobem problém či potřebu technicky pokrýt. Než se však nějakou cestou vydáš, **je vhodné se poradit s odborníkem v dané oblasti a nerozhodovat se pouze podle toho, kdo vystrojil největší prodejní divadlo za údajně nejnižší cenu. Rádi ti poradíme vhodnou cestu dle tvých individuálních potřeb – kontaktuj nás.